15 Хаков, які допоможуть вам ефективно справлятися з робочими завданнями

Відео: Разведопрос: Ігор Викентьев про творця ТРИЗ Г.С. Альтшуллер

1. Поставте вашу електронну пошту на паузу і вимкніть телефон
Якби хто-небудь підрахував час, який ви витрачаєте кожен день, відповідаючи на електронні листи, SMS і дзвінки, ви б були дуже здивовані результатами.

Якщо вам необхідно виконати складне завдання, то зосередьтеся на ній і позбудьтеся від відволікаючих чинників: вимкніть телефон і влаштуйте своїй електронній пошті паузу. Зробити останнім вам допоможе сервіс Inbox Pause для Gmail, за допомогою якого ви зможете контролювати свою папку «Вхідні». Ви самі будете вибирати час, в яке вам будуть приходити нові листи.

2. приберу на своєму робочому столі
Якщо на вашому робочому столі безлад, то такий же хаос панує і в вашій голові. Захаращений робоче місце дезорганізує вас, вам стає складніше фокусуватися на завданнях, ви навіть можете відчути паніку, коли поглянете на гори сміття, який розкиданий по всьому вашому столу.

Це не так довго - прибратися на своєму робочому столі, а чисте робоче місце сприятиме більш ефективному виконанню поставлених завдань.

3. Постарайтеся скласти собі список справ на завтра
Багато хто говорить, що треба жити сьогоднішнім днем і займатися тим, що важливо сьогодні, а «завтра буде завтра». І це вірно.

Але все ж, якщо ви заздалегідь складете список справ на наступний день, ви отримаєте деякі переваги, наприклад ваша робота на інший день буде більш впорядкованим, а в даний момент ви зможете спокійно займатися сьогоднішніми справами, не турбуючись і не гадаючи, що вам належить зробити завтра.

4. Створіть нову систему виконання завдань
Знаєте, чому ми так часто втомлюємося на роботі? Тому що багатьом з нас нерідко доводиться займатися однотипною працею.

Організуйте свій робочий день по-новому. Замість того щоб витрачати кілька годин на виконання однієї справи, поступите так: 15 хвилин присвятіть спілкуванню (дзвінки, SMS, листування по електронній пошті), наступні 15 хвилин витратьте на виконання простих завдань, а решту 30 хвилин займайтеся складними завданнями. І так кожну годину.

Звичайно, це досить узагальнена схема, яка вимагає певних коригувань під вашу професійну сферу діяльності, але головну думку ви вловили: не дозволяйте рутині затягнути вас, внесіть у своє життя різноманітність навіть на роботі.




5. Влаштовуйте собі перерви, навіть якщо поки не закінчили виконання завдання
Перерви вкрай важливі. Навіть 10-хвилинний відпочинок може найсприятливішим чином позначитися на вашій продуктивності.

Зазвичай ми влаштовуємо собі перерви після того, як закінчимо займатися завданням, але не забувайте: якщо ви втомилися, нетривалий відпочинок допоможе вам відновити сили, і завдання ви зможете завершити з найкращим результатом.

6. Розбивайте великі і складні завдання на більш дрібні
Великі і складні завдання віднімають у нас найбільше часу, ми дуже часто на них зависаємо. Для того щоб вам було легше впоратися з великою завданням, розбийте її на кілька дрібних і рівномірно розподіліть свої зусилля - так справа піде легше і швидше.

7. Виконуйте безглузді завдання під час перерви
Напевно у вашому списку справ знайдуться такі завдання, які не потребують ні особливих зусиль, ні великих тимчасових витрат. Іноді, виконуючи їх, нам здається, що ми витрачаємо безцінний час на дурниці, а це дуже дезорганізує.




Але є і хороша новина: якщо ви не будете сприймати ці завдання як завдання в прямому сенсі цього слова, то їх виконання може допомогти вам відпочити і розслабитися. Виконуйте їх під час перерви або до початку свого робочого дня.

8. Вимкніть Інтернет на той час, поки займаєтеся справами
Незалежно від того, наскільки ви захоплені виконуваної в даний момент завданням, Інтернет завжди буде для вас спокусою. Навіть якщо ви запевняєте себе, що інтерес у вас чисто професійний, наприклад вам необхідно перевірити свої контакти в LinkedIn або розмістити пост від імені компанії, ви все одно відверне на що-небудь цілком стороння.

Так що, якщо ви зайняті завданням, для виконання якої вам не потрібен доступ до Всесвітньої павутини, то вимкніть Інтернет на той час, поки не розберетеся зі справами.

9. Перед нарадою підготуйте опорні тези
Деякі наради вельми продуктивні, а інші - ні. Під час нарад, та й взагалі будь-яких ділових зустрічей, ми дуже часто відволікаємося, направляємо розмову не в те русло, і в підсумку користі від таких зустрічей мало.

Щоб не відхилятися від наміченої мети, заздалегідь підготуйте собі опорні тези: цілі, завдання, питання, результати і т. Д. А найкраще підготувати це не тільки для себе, а організувати розсилання всім, хто буде присутній на зустрічі.

10. Попрацюйте трохи в неділю ввечері
Звичайно, у вихідні вам варто відпочивати і набиратися сил, щоб весь тиждень залишатися продуктивним і розправлятися з робочими справами. Але вечір неділі - це ідеальний час, щоб розпланувати наступний тиждень або доробити те, що не встигли на цій. У цей час ніхто не буде докучати вам дзвінками або електронними листами, ви зможете спокійно намітити собі цілі і в понеділок приступити до своїх обов`язків зі спокійною душею.

11. Позбавтеся від фонових завдань
Низькопріоритетні завдання в вашому списку справ будуть тільки відволікати вас. Якщо на їх виконання потрібно всього кілька хвилин, то розправтеся з ними швидше. Якщо немає - делегуйте їх кому-небудь, якщо є така можливість, або відкладіть їх на майбутнє, якщо є час.

12. Починайте з менш приємних завдань
У кожного з нас в списку справ є такі завдання, які ми не хочемо або боїмося робити, і ми їх постійно відкладаємо-відкладаємо-відкладаємо, але, звичайно ж, не можемо відкладати вічно.

Тому розправтеся з ними якомога швидше, зробіть їх в першу чергу. До того ж, як тільки почнете виконувати їх, ви можете помітити, що вони не такі вже й складні.

13. Навчіться говорити «ні»
Ваш і без того величезний список справ зростає з кожним днем. Так що не бійтеся говорити «ні» зустрічам і завданням, якщо вони не принесуть вам користі, а тільки віднімуть дорогоцінний час.

14. Скоротіть дорогу на роботу
Звичайно, добре, якщо ви живете поруч з офісом - ви не витрачаєте багато часу на дорогу, не стоїте в ненависних пробках. Якщо ж ні, намагайтеся скоротити дорогу на роботу, можливо, вам доведеться виїжджати трохи раніше або трохи пізніше, щоб не потрапити в годину пік. А якщо є така можливість, працюйте іноді з дому.

15. Міняйте обстановку
Якщо є така можливість, хоча б один день на тиждень працюйте не з офісу, а з іншого місця: з будинку, кафе або навіть з парку. Таким чином ви свіжим поглядом подивіться на поточні завдання, і, можливо, більш спокійна обстановка допоможе вам краще зосередитися.

Так, можливо, ці поради не змінять ваше життя як за помахом чарівної палички, але вони, безумовно, допоможуть вам економніше витрачати один з найважливіших непоправних ресурсів - час. джерело: lt;