Облік документів в державних установах

Що таке "облік документів"

Існує кілька визначень поняття "облік документів державного архіву". Так, одне, наприклад, говорить, що облік документів - це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та відображення цієї кількості і складу в облікових документах. На основі фіксації в облікових документах приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу документів облік забезпечує організаційну упорядкованість і можливість адресного пошуку документів, контролю за їх наявністю і станом на основі єдиного методичного забезпечення. Тоді як Наказ Росархіву 1997 року вказує на те, що державний облік документів в архівах є систему обліку документів Архівного фонду Російської Федерації в масштабі суб`єкта Російської Федерації і федеральному масштабі, засновану на зосередженні в органах управління архівною справою відомостей про кількість, складі архівних фондів і кількості одиниць зберігання.

Відео: 1С-Фінконтролю 8. Ефективний інструмент правильності ведення обліку в державних установах

Виходячи з цих двох визначень ми можемо зробити висновок, що всі документи, як знаходяться в архіві, так і надходять в нього, підлягають обліку, в тому числі документи неописані та непрофільні для даного архіву, копії фонду користування, страхові копії архівних документів, опису документів і справ. У цей список також входять документи з особового складу, що зберігаються в джерелах комплектування архіву.

Відео: Прийняті грошові зобов`язання в 1С БГУ 8

Згідно ж "Основних правил роботи державних архівів" облік документів здійснюється по архівних фондах, архівним колекціям і одиницям зберігання. Аудіовізуальні і машиночитаних документи, що знаходяться в архіві, також є одиницями обліку. Документи ж особистого походження на первинному етапі обробки враховуються тільки за документами або листам. Якщо ж документ (розсип) ще не був обробленим, то він враховується з розрахунку 150 аркушів на одну умовну одиницю зберігання.

Порядок обліку документів

Сам облік здійснюється шляхом присвоєння кожному документу облікових номерів, званих архівним шифром. Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. До складу архівного шифру входять: архівний фонд, архівна колекція, одиниці зберігання, опису, одиниці обліку, які вказуються після скороченої назви архіву, як правило, офіційної абревіатурою. Іноді в складі архівного шифру одиниці зберігання документів аудіовізуального характеру використовуються позначення (цифрові або літерні) елемента комплекту, носія звукової інформації або розміру негативу.

Облік документів державних архівів будується по 4 найважливіших принципів: централізації, уніфікації, динамічності, повноти та достовірності.

В умовах розвитку інформаційних технологій з`являються аудіовізуальні та електронні одиниці обліку. Що, в свою чергу, безсумнівно, полегшує роботу архівістів, які стежать за повнотою, достовірністю і збереженням документів. Легкість перенесення аудіовізуальних одиниць обліку, а також більш м`які умови їх зберігання все частіше призводять до отціфровке паперових документів і перенесення їх на інформаційні носії.

Що стосується інших документів обліку, то їх кількість велика. Певний порядок їх реєстрації під час надходження дозволяє легко орієнтуватися в інформації про місце, з якого вони надійшли, про датування цих документів, зокрема у визначенні, до якого історичного періоду вони ставилися: дореволюційному або послереволюционному, а також про кількість аркушів в документі.

Сподіваюся, тепер ця тема стала вам більш зрозумілою!

Відео: ВДГБ: Автотранспорт і облік ПММ для державних установ, реліз 1.0.33.3

З найкращими побажаннями, Юлія.